Dematerializacja akcji – krótki poradnik

Jedyne co w prawie pewne to zmiana

„Jedyną stałą rzeczą w życiu jest zmiana” – tę filozoficzną mądrość życiową powszechnie przypisuje się Heraklitowi z Efezu.

Jeśli się jej dokładniej przyjrzeć, to stwierdzić należy, że „ma to sens”. A już z całą pewnością ma ona zastosowanie do uchwalanych przepisów prawnych. Nie tylko w Polsce, ale i w większości krajów świata. Należy zatem przyjąć, że każda ustawa zostanie prędzej lub później znowelizowana.

Kodeks spółek handlowych był już wielokrotnie nowelizowany. Jedna z nowelizacji, dokładniej ustawa z dnia 30 sierpnia 2019 roku o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw „dokonała zamachu” na papierową wersję dokumentu akcji. Rozpoczął się proces dematerializacji akcji.

Dematerializacja akcji – oszczędność papieru

Wspomniana wyżej ustawa zmieniła treść art. 328 KSH, który obecnie w § 1 stwierdza, że:

Akcje nie mają formy dokumentu.

Do momentu nowelizacji dla większości akcjonariuszy i innych osób powiązanych osobiście lub zawodowo ze spółkami akcyjnymi nie budziło wątpliwości, że akcje czy to imienne czy na okaziciela to papiery wartościowe w formie dokumentów. Były od tego jednak liczne wyjątki. Spółki publiczne już dawno zdematerializowały swoje akcje. Teraz w ocenie ustawodawcy przyszedł czas na to, aby i inne spółki akcyjne zastąpiły papierowe akcje „akcjami ekologicznymi” w postaci zapisu elektronicznego w rejestrze.

Rejestr elektroniczny akcji

Rejestr może prowadzić wyłącznie podmiot, który na podstawie ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi, jest uprawniony do prowadzenia rachunków papierów wartościowych. W praktyce są to domy maklerskie, banki prowadzące działalność maklerską, banki powiernicze, zagraniczne firmy inwestycyjne i zagraniczne osoby prawne prowadzące działalność maklerską na terytorium Polski oraz znany już spółkom publicznym Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A.

Rejestr prowadzony jest w formie elektronicznej.

Oczywiście przy założeniu zapewnienia bezpieczeństwa zawartych w nim danych, których w rejestrze będzie sporo.

Rejestr zawierać będzie dane dotyczące:

• spółki akcyjnej tj. informacje o firmie, siedzibie, adresie oraz dane rejestrowe,
• emisji akcji,
• dotyczące samej akcji tj. wartość nominalną, serię i numer, rodzaj danej akcji i uprawnienia szczególne z akcji, ale również między innymi informacje o ograniczeniach w rozporządzaniu akcją czy też o obowiązkach wobec spółki z nią związanych,
• akcjonariusza tj. nazwisko i imię albo firmę (nazwę) akcjonariusza oraz adres jego zamieszkania albo siedziby albo inny adres do doręczeń, a także adres poczty elektronicznej, jeżeli akcjonariusz wyraził zgodę na komunikację w stosunkach ze spółką i podmiotem prowadzącym rejestr akcjonariuszy przy wykorzystaniu poczty elektronicznej.

Rejestr jest jawny dla spółki i każdego jej akcjonariusza.

Zadecyduje Walne

Ustawodawca uznał, że wyboru podmiotu, który będzie prowadził rejestr akcjonariuszy musi dokonać Walne Zgromadzenie a przy zawiązaniu spółki wyboru dokonują założyciele. Zarząd ma niezwłocznie wykonać wolę Walnego Zgromadzenia i doprowadzić do zawarcia przez spółkę umowy z podmiotem wybranym przez akcjonariuszy.

Rozwiązanie takiej umowy przez spółkę jest możliwe tylko pod warunkiem zawarcia nowej umowy o prowadzenie rejestru. Natomiast podmiot, który już zawarł umowę o prowadzenie rejestru może ją rozwiązać jedynie z ważnych powodów i z zachowaniem co najmniej trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia.

A ile to kosztuje?

Jak łatwo można sobie wyobrazić podmioty, które na mocy ustawy zostały uprawnione do prowadzenia rejestru nie będą tej funkcji pełnić za darmo. Z informacji jakie można uzyskać bezpośrednio od firm oferujących tę usługę wynika, że koszt prowadzenia rejestru jest uzależniony między innymi od ilości akcjonariuszy w spółce.

Szacowane opłaty

Niektóre podmioty pobierają opłatę za założenie rejestru oraz miesięczny abonament za jego prowadzenie. Inne rezygnują z opłaty za założenie rejestru. Miesięczne abonamenty dla spółek o małej ilości (kilku – kilkunastu) akcjonariuszy wynoszą między 100 a 250 złotych netto. Koszt założenia rejestru waha się w granicach kilkuset złotych. Dodatkowo koszty wiążą się z poszczególnymi operacjami na akcjach np. sprzedaży akcji.

Dematerializacja akcji – co należało zrobić?

Jaka była ścieżka do dematerializacji akcji?

Ustawodawca wyznaczył niejako drogę do dematerializacji akcji. Cały proces dostosowania spółek akcyjnych miał zakończyć się z końcem 2020 roku a dematerializacja akcji miała w pełni urzeczywistnić się z początkiem bieżącego roku. Pandemia Covid 19 przesunęła obowiązkowy start do marca 2021 roku.

Aby zapewnić swoim akcjonariuszom możliwość dematerializacji akcji, spółki miały obowiązek wezwać ich do złożenia dokumentów akcji w spółce.

Pierwsze wezwanie winno nastąpić przed 30 września 2020 roku.

Spółka miała obowiązek pięciokrotnego wezwania do złożenia akcji. Wezwanie następować miało w sposób właściwy dla zwoływania walnego zgromadzenia spółki.

Oczywiście słuszna wydaje się interpretacja, która zakłada, że nie ma konieczności dokonywania kolejnych wezwań, jeśli po jednym z wcześniejszych wezwań wszyscy akcjonariusze złożyli akcje w spółce. Już przed pierwszym wezwaniem spółka, która nie miała statusu spółki publicznej była zobowiązana do podpisania umowy na prowadzenie rejestru.

Z informacji, które co jakiś czas do nas docierają oraz z tego, co można wyczytać w Internecie nie wszystkim podmiotom udało się przejść tę ścieżkę zgodnie z marszrutą wytyczoną przez przepisy.

A jeśli spółce nie udało się doprowadzić do dematerializacji akcji?

Jeśli jeszcze dziś są spółki, które nie doprowadziły do dematerializacji akcji powinny czym prędzej przyśpieszyć swój bieg. Warto pamiętać między innymi o potencjalnych karach dla Zarządów do 20.000 złotych za niedopełnienie procedury wezwań i do niedopełnienia procedury zawarcia umowy o prowadzenie rejestru.

Wykonywanie praw i obowiązków akcjonariusza

Dematerializacja akcji ma istotne znaczenie dla akcjonariuszy spółki. Po wejściu przepisów dematerializujących akcje akcjonariusz, aby korzystać ze swoich praw musi zostać wpisany do rejestru.

Imienne świadectwo rejestrowe

Na żądanie akcjonariusza (ale również zastawnika lub użytkownika uprawnionego do wykonywania prawa głosu z akcji) podmiot prowadzący rejestr akcjonariuszy wystawia imienne świadectwo rejestrowe. To dokument, który potwierdza uprawnienia z akcji, które nie mogą być realizowane wyłącznie na podstawie zapisów w rejestrze. Z pewnością świadectwo rejestrowe będzie potrzebne do wykazania statusu akcjonariusza wobec osób trzecich, niezwiązanych ze spółką.

Konieczny wpis w rejestrze akcji

Samo nabycie akcji albo ustanowienie na niej ograniczonego prawa rzeczowego następuje z chwilą dokonania w rejestrze akcjonariuszy wpisu wskazującego nabywcę albo zastawnika, albo użytkownika. Jak z powyższego wynika, nie uda się sprzedać ani kupić akcji bez odpowiedniego wpisu w rejestrze akcjonariuszy.

Wyjątki od reguły

Wyjątkami od powyższej reguły są:

• objęcie akcji,
• nabycie akcji w drodze spadku lub zapisu windykacyjnego,
• wniesienie akcji jako wkładu niepieniężnego do spółki,
• procesy związane z przekształceniem, połączeniem lub podziałem spółki,
• przypadek zajścia zdarzenia prawnego powodującego z mocy prawa przejście akcji.

Także zobowiązania pieniężne spółki wobec akcjonariusza (np. wypłata dywidendy) mogą być dokonywane za pośrednictwem podmiotu prowadzącego rejestr, chyba że statut stanowi inaczej.

Jak z powyższego wynika, akcjonariuszowi powinno bardzo zależeć na tym, aby jego akcje czym prędzej zostały zdematerializowane i wpisane do właściwego rejestru.

Akcjonariusz głuchy na wezwania spółki

Akcjonariusz nie odpowiedział na wezwania spółki

Co jednak stanie się z akcjonariuszem, który nie odpowiedział na wezwania spółki do złożenia dokumentów akcji i z tego powodu jego akcje nie zostały wpisane do rejestru?

Komentatorzy wydają się być tu zgodni i wskazują, że nie będzie on mógł wykonywać swoich praw jako akcjonariusza spółki. Pogląd ten wydaje się trafny. Co poradzić, nieznajomość prawa szkodzi.

Spółka nie przeprowadziła stosownej procedury na czas

Co jednak w sytuacji, gdy to spółka nie przeprowadziła stosownej procedury na czas?

Tu trudno już o pewność, że akcjonariusze nie mogą wykonywać swoich praw. Wszak to nie z ich winy procedura dematerializacji akcji nie została przeprowadzona.

Zatarcie różnic między akcjami imiennymi a akcjami na okaziciela

Podział na akcje imienne i akcje zwykłe na okaziciela 

Po wprowadzeniu przymusowej dematerializacji akcji, ustawodawca pozostawił podział na akcje imienne i akcje zwykłe na okaziciela. W obecnym stanie prawnym wielu prawników kwestionuje pozostawienie tego podziału.

Dotychczas przeniesienie akcji na okaziciela wymagało wyłącznie wydania dokumentu. Obecnie zmiana właściciela akcji zwykłych na okaziciela podobnie jak w przypadku akcji imiennych jest uzależnione od dokonania wpisu w rejestrze. Zwiększa to czasochłonność, pracochłonność i podnosi koszty transakcji.

Jak szybki wpis w rejestrze?

Ponadto z samą transakcją wiąże się niepewność co do prawidłowego i odpowiednio szybkiego dokonania wpisu zmiany akcjonariusza w rejestrze. A jak zaznaczono powyżej ma to istotny wpływ na wykonywanie prawa z akcji.

Również sama konieczność umieszczania w rejestrze zapisów zarówno dotyczących akcji imiennych jak i akcji zwykłych na okaziciela powoduje, że różnice między oboma typami akcji stają się iluzoryczne.

Czas pokaże, czy nowe rozwiązania zyskają akceptację środowiska biznesowego. Wydaje się, że przynajmniej w części nie podążają one za oczekiwaniami przedsiębiorców. Skutkować to może odchodzeniem od spółek akcyjnych w kierunku prostszych i tańszych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością.

Czas na podsumowanie

Niezależnie od tego, czy akceptujemy wprowadzone rozwiązania w zakresie dematerializacji akcji czy też nie, wszystkim (zarówno spółkom akcyjnym jak i ich akcjonariuszom) powinno zależeć na dostosowaniu stanu faktycznego istniejącego w spółce do obowiązującego prawa. Trzeba zatem czym prędzej wybrać odpowiedni podmiot uprawniony i podpisać umowę na prowadzenie rejestru.

Wybór podmiotu prowadzącego rejestr

Przy wyborze podmiotu lub przy podjęciu decyzji o jego zmianie należy rozważyć wiele kryteriów. Oczywiście cena usługi będzie istotna. Trzeba także ocenić wiarygodność partnera, dostępność i łatwość korzystania z jego usługi dla samej spółki i jej akcjonariuszy. Warto też dobrze przeanalizować Regulaminy Prowadzenia Rejestru Akcjonariuszy i inne uregulowania stosowane przez oferujących usługę w zakresie dematerializacji akcji.

W razie wątpliwości prawnicy współpracujący z Kancelarią Finansową LEX pomogą w podjęciu optymalnych decyzji.

Autor: Wojciech Michalski, Radca Prawny