Pełnomocnictwo w firmie, jak uniknąć odpowiedzialności za działania pełnomocnika

W wielu firmach pełnomocnictwa są traktowane jako formalność — często udzielane ustnie lub bez jasnych granic. A potem okazuje się, że pełnomocnik zawarł umowę na kilkaset tysięcy złotych i spółka musi się z niej wywiązać. Bo działał skutecznie — w imieniu firmy.

Jaka forma pełnomocnictwa jest bezpieczna

Pełnomocnictwo pisemne

Najbezpieczniejszą formą jest pełnomocnictwo udzielone na piśmie, określające zakres uprawnień i czas jego obowiązywania. Powinno zawierać jasno wskazane czynności, jakie pełnomocnik może podejmować.

Pełnomocnictwo notarialne lub prokura

W przypadku poważnych decyzji biznesowych (np. zaciąganie zobowiązań, sprzedaż nieruchomości) warto rozważyć pełnomocnictwo notarialne. Dla spółek możliwe jest również udzielenie prokury — szczególnego typu pełnomocnictwa ujawnianego w KRS.

Ustne pełnomocnictwo – ryzyko bez kontroli

Ustne pełnomocnictwa mogą być skuteczne, ale są trudne do wykazania i w razie sporu — bardzo ryzykowne. W praktyce oznacza to, że firma nie ma kontroli nad tym, co ktoś w jej imieniu może zrobić.

Jak ograniczyć ryzyko nadużyć

Jasne zapisy w pełnomocnictwie

• określenie zakresu czynności
• czas obowiązywania
• brak możliwości udzielania dalszych pełnomocnictw

Rejestr pełnomocnictw w firmie

Warto prowadzić wewnętrzny rejestr udzielonych pełnomocnictw, z terminami ważności, zakresem i danymi pełnomocników.

Regularny przegląd i cofanie uprawnień

Nieaktualne pełnomocnictwa należy formalnie odwoływać i informować o tym zainteresowane strony. Cofnięcie pełnomocnictwa jest skuteczne od momentu, gdy dotarło do pełnomocnika.

Co grozi firmie za przekroczenie zakresu pełnomocnictwa

Skuteczność wobec osób trzecich

Jeśli osoba działająca jako pełnomocnik przekroczy zakres upoważnienia, firma może być związana taką czynnością — jeśli osoba trzecia nie mogła wiedzieć o przekroczeniu uprawnień.

Odpowiedzialność odszkodowawcza

Jeśli dojdzie do szkody w wyniku działania pełnomocnika, spółka może odpowiadać wobec kontrahenta. Może też dochodzić roszczeń od samego pełnomocnika.

Sądowa walka o unieważnienie

W niektórych przypadkach możliwe jest podważenie skuteczności zawartej umowy — ale tylko wtedy, gdy można wykazać, że kontrahent działał w złej wierze.

Podsumowanie

Pełnomocnictwo w firmie to nie detal, ale decyzja o przekazaniu realnej władzy. Dlatego powinno być precyzyjne, udzielane świadomie i regularnie weryfikowane. Tylko wtedy można uniknąć sytuacji, w której firma ponosi odpowiedzialność za działania, o których nawet nie wiedziała.

Masz wątpliwości co do uprawnień swoich pełnomocników? 👉 Skontaktuj się z nami: https://www.kf-lex.pl/kontakt