Dokumentacja pracownicza, czyli jak uniknąć kary do 45 000 zł za błędy w aktach osobowych
Prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej to obowiązek każdego pracodawcy. Jednak wciąż wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy, jak poważne konsekwencje grożą za błędy w aktach osobowych. Od 2019 roku obowiązują zaktualizowane przepisy, a kary za ich naruszenie mogą sięgać nawet 45 000 zł.
Jak długo przechowywać akta pracownicze
Zasady ogólne
Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku akta należy przechowywać przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy. Dla starszych umów — 50 lat, chyba że pracodawca złożył odpowiednią deklarację ZUS (ZUS OSW i RIA) i przeszedł na przechywowanie akt w formie elektronicznej (e-akta).
⚠️ UWAGA: Przejście na e-akta i skrócenie wymaganego okresu przechywowania dotyczy tylko pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 1999 r.
Przechowywanie po ustaniu zatrudnienia
Czas liczy się od zakończenia stosunku pracy. Pracodawca ma obowiązek przechować dokumentację nawet po likwidacji stanowiska lub działu.
W jakiej formie przechowywać dokumenty pracownicze
Forma papierowa vs elektroniczna
Od 2019 roku dokumentację można przechowywać zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Przejście na e-teczki wymaga jednak spełnienia warunków technicznych i formalnych (kwalifikowany podpis elektroniczny lub pieczęć, systemy archiwizacji).
Warunki legalności formy elektronicznej
• dokumentacja musi być zeskanowana i podpisana elektronicznie
• należy zapewnić integralność i dostępność danych
• pracownik musi być poinformowany o formie przechowywania
Co musi zawierać dokumentacja pracownicza
Akta osobowe — część A, B, C, D
• Część A — dokumenty rekrutacyjne
• Część B — umowy, aneksy, świadectwa pracy
• Część C — kary porządkowe, rozwiązania umów
• Część D — dokumentacja związana z odpowiedzialnością porządkową
Dokumentacja płacowa i ewidencja czasu pracy
Poza aktami osobowymi należy przechowywać także dokumenty związane z wynagrodzeniem, ewidencją czasu pracy, wnioskami urlopowymi i zwolnieniami lekarskimi.
Jak uchronić się przed karą za błędy w dokumentacji
Regularne audyty kadrowe
Zaleca się cykliczne kontrole dokumentacji przez dział HR lub zewnętrznych specjalistów. Pozwala to wykryć braki i nieprawidłowości przed kontrolą PIP.
Polityka retencji danych
Firma powinna mieć wewnętrzną politykę przechowywania danych pracowniczych — zgodną z przepisami RODO i kodeksem pracy.
Szkolenie pracowników działu kadr
Osoby odpowiedzialne za prowadzenie dokumentacji muszą być przeszkolone z aktualnych przepisów i procedur.
Podsumowanie
Akta osobowe to nie tylko zbiór papierów — to element, który może przesądzić o bezpieczeństwie prawnym firmy. Błędy w prowadzeniu dokumentacji, niewłaściwa forma przechowywania czy brak zgodności z przepisami mogą kosztować nawet 45 000 zł. Dlatego warto działać z wyprzedzeniem i mieć porządek w kadrach.
Potrzebujesz wsparcia przy audycie lub wdrożeniu e-teczek? 👉 Skontaktuj się z nami: https://www.kf-lex.pl/kontakt
