Skan umowy nie zawsze wystarczy…

W dobie pracy zdalnej i cyfrowej komunikacji wielu przedsiębiorców przywykło do zawierania umów na odległość — przez e-mail, PDF, skan podpisu. Wygodne? Z pewnością. Ale czy skuteczne prawnie? Nie zawsze. W przypadku sporu sądowego forma zawarcia umowy może przesądzić o jej ważności i egzekwowalności.

Forma dokumentowa a forma pisemna – różnice kluczowe

Co to jest forma dokumentowa

Forma dokumentowa to każda forma utrwalenia treści umowy na trwałym nośniku, np. e-mail, skan, wiadomość SMS. Jednak forma dokumentowa nie spełnia wymogów formy pisemnej, chyba że zostanie opatrzona podpisem kwalifikowanym.

Forma pisemna i jej znaczenie

Zgodnie z Kodeksem cywilnym, forma pisemna wymaga złożenia własnoręcznego podpisu lub podpisu kwalifikowanego. W przypadku jego braku, umowa może być uznana za nieważną, jeśli ustawa zastrzega taką formę pod rygorem nieważności (np. umowa o przeniesienie udziałów).

Ryzyka związane ze skanem lub PDF-em

Brak dowodu zawarcia umowy

Skan podpisu może nie stanowić wystarczającego dowodu, że doszło do zgodnych oświadczeń woli. W razie sporu sąd może uznać, że umowa nie została skutecznie zawarta.

Fałszywe poczucie bezpieczeństwa

Wiele firm uznaje, że „jak jest podpisany PDF, to mamy umowę”. To mit, który może kosztować utratę roszczeń, gdy sąd odmówi uznania ważności dokumentu.

E-podpisy – które są skuteczne, a które nie

Podpis kwalifikowany

Ma moc równą podpisowi własnoręcznemu. Jest wymagany, gdy prawo zastrzega formę pisemną. Pozwala skutecznie zawrzeć umowę elektronicznie, ale wymaga infrastruktury technicznej i certyfikatu.

Podpis zaawansowany i zwykły

Nie spełniają wymogów formy pisemnej, ale mogą stanowić dowód zawarcia umowy w formie dokumentowej. Ich wartość dowodowa zależy od okoliczności sprawy.

Jak zabezpieczyć interesy przy zawieraniu umów online

Ustal wymaganą formę

Zawsze ustal, czy dana umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Jeśli tak — skan nie wystarczy.

Korzystaj z podpisów kwalifikowanych

Warto wdrożyć podpis elektroniczny w firmie, szczególnie przy kontraktach o większym znaczeniu lub wartości.

Archiwizuj i dokumentuj

Zadbaj o potwierdzenia wysłania i otrzymania umowy, zapisuj korespondencję i dołączaj oświadczenia stron.

Podsumowanie

Skan podpisu czy plik PDF może być wygodny, ale nie zawsze zapewni skuteczność prawną umowy. Kluczowe jest, czy została zachowana wymagana forma prawna. Dlatego w zawieraniu kontraktów online nie chodzi tylko o wygodę — chodzi o bezpieczeństwo prawne.

Masz wątpliwości co do ważności swojej umowy? 👉 Skontaktuj się z nami: https://www.kf-lex.pl/kontakt